Podcast - 09 - Box Office Evento, come gestirlo

Versione testuale del podcast

Buongiorno, buongiorno da Clappit, buon Martedì, oggi torniamo in biglietteria il giorno dell'evento. Eravamo rimasti alla configurazione quindi siamo pronti per aprire i cancelli, aprire gli ingressi, vediamo come si svolge il lavoro della biglietteria che non è affatto scontato ma propone davvero dei temi interessanti che andiamo ad affrontare subito.

Chiaramente speriamo che qualsiasi evento faccia il tutto esaurito ancora prima di svolgersi, ma solitamente non è così, ci sono dei biglietti ancora disponibili, quindi gli organizzatori spesso giustamente si preoccupano di come affrontare la vendita sul luogo dell'evento.

Come organizziamo quindi la biglietteria, il box office, il botteghino, come preferite chiamarlo. Allora innanzitutto la biglietteria apre circa due ore prima rispetto all'orario di inizio dello spettacolo, questo chiaramente varia a seconda del tipo di evento, della durata di evento, della volontà anche l'organizzatore.

Più è elevata l'affluenza, più è elevato numero di richieste e più elevato il numero di spettatori attesi, e più si dovrà cercare di aumentare lasso di tempo disponibile per acquistare i biglietti e partecipare per tempo allo spettacolo.

Una volta, quindi, che tutte le parti tecniche, le stampanti, i biglietti sono stati tutti configurati e sono pronti per attivare la vendita bisogna assicurarsi che all'esterno della biglietteria siano ben visibili i cartelli, insomma, delle indicazioni per far sì che lo spettatore sappia a quale sportello rivolgersi a seconda della necessità.

Perché in una biglietteria, in un box office, il giorno dell'evento non si tratta solo di vendere i biglietti ma bisogna anche ritirare gli accrediti, gli inviti, bisogna ritirare i biglietti venduti on-line con la modalità di ritiro sul luogo dell'evento e quindi ogni sportello deve essere chiaramente riconoscibile, per evitare diciamo, situazioni di confusioni, code sbagliate e quindi nervosismi inutili tra gli spettatori.

Tra l’altro un evento può essere venduto da più biglietterie e, contemporaneamente anche il giorno dell’evento, quindi è bene predisporre dei cartelli ben chiari perché è uno spettatore vada nella biglietteria giusta ed eviti di fare una coda arrivare fino in fondo e poi scoprire che è si è presentato alla biglietteria sbagliata.

L'attività principale del box office è, chiaramente, quella della vendita dei biglietti che deve avvenire nel modo più veloce possibile e quindi è necessario che ci sia del personale rapido, sveglio e anche fidato, perché dovrà maneggiare dei pagamenti, dei resti, evitare quindi errori. A questo proposito è bene avere anche a disposizione se possibile un POS per il pagamento con le carte di credito e il bancomat.

A proposito del biglietto d'ingresso è bene ricordare che, un aspetto abbastanza logico ma lo diciamo, il giorno dell'evento il prezzo del biglietto non presenta la prevendita quindi non c'è il costo di prevendita, perché chiaramente è il giorno stesso che si manifesta lo spettacolo.

Un altro consiglio che ci sentiamo calorosamente di dare è quello di preparare dei biglietti prestampati, dei blocchetti di biglietti prestampati dei settori più richiesti. Questo per velocizzare, appunto, la consegna, la vendita nel momento dell'apertura della biglietteria. Quindi, biglietti già pronti, evita di attesa della stampa on-demand, diciamo così del biglietto, e quindi si può fare in modo più rapido.

Un'altra importante attività del box office e quella di consegnare i biglietti venduti on-line con il ritiro sul luogo dell'evento, se chiaramente è stato attivato. Cosa significa: semplicemente che un utente si è collegato al sito, ha scelto i suoi biglietti, li ha già acquistati, li ha pagati, sono stati emessi biglietti perché ricordiamo che per la normativa sullo spettacolo al momento del pagamento deve essere emesso il sigillo del biglietto, saranno poi chiaramente disponibili al box office per il ritiro.

Come si fa a ritirare lo vediamo.
Allora Clappit consegna innanzitutto una lista ordinata con tutto l'elenco degli ordini effettuati on-line e pronti per il ritiro.
Ovviamente sarà in ordine alfabetico e anche i biglietti saranno, anche gli ordini che possono essere di più biglietti, saranno divisi in ordine alfabetico. Questo per facilitare il personale, la ricerca e la consegna allo spettatore. Spettatore che si dovrà presentare per tempo per ritirare il biglietto, questo chiaramente dipende ancora una volta dal titolo, dal numero, dall’affluenza di spettatori previsto.

È a sua discrezione, noi consigliamo un'oretta prima in genere per ritirare il biglietto, si dovrà presentare con la conferma ordine stampata, ricevuta per e-mail e con un documento d'identità valido

Il ritiro sul luogo dell'evento genera alcuni casi che devo sono essere gestiti, sono inevitabili, accadono sempre e quindi vediamo quali sono i principali.
Il primo è lo spettatore che non ha potuto o si è dimenticato, non è riuscito o a stampato una parte diversa dell’e-mail e quindi non ci da la possibilità di riconoscere la reale veridicità della conferma.

Quindi dovremmo controllare il documento e il numero di ordine con l'aiuto della lista o chiaramente con del personale della biglietteria di Clappit, che dovrà controllare a sua volta se è lui in poche parole il vero acquirente del biglietto.

Oppure si può procedere facendo controllare lo spettatore con il proprio telefono la conferma ordine, quindi si può fare un controllo tramite telefono in ogni caso e per qualsiasi tipologia di ritiro sul luogo dell'evento e bene far firmare sulla lista degli ordini consegnata allo spettatore, come prova dell'avvenuto ritiro.

Un altro caso che avviene spesso è quello della delega del ritiro, o che, o spettatori che non vengono, non possono venire, partecipare all'evento e hanno ceduto l'ingresso ad un'altra persona. In questo caso dovranno preventivamente munirli di delega e di una copia del documento di chi ha effettuato l'ordine per essere certi, come al solito, che si tratti di procedura fatta in buona fede.

Un altro caso un po' meno semplice da gestire e a discrezione anche un po' a questo punto del personale della biglietteria, è quello di persone diverse che ritirano da uno stesso ordine i loro biglietti. Intendo dire: un ordine con tre biglietti, con tre persone che arrivano in momenti diversi e quindi si dovrà prendere nota fondamentalmente fare in modo, adesso qui uno la può gestire un po' come preferisce, l'importante è che si prenda nota. Con i documenti, con le copie degli ordini, insomma con i numeri anche magari dei cellulari, per poter avvisare, poter consegnare quindi ad ogni persona il proprio biglietto in momenti diversi.

Infine una curiosità, sono in tutti gli eventi, ci sono dei biglietti che non verranno mai ritirati, spettatori che hanno pagato on-line e non si presentano al ritiro, questo capita sempre, purtroppo gli imprevisti valgono per tutti e questo anche di fronte a biglietti di importo elevato, ci saranno sempre.

Una particolarità della biglietteria Clappit che, grazie alla nostra metodologia Full Ticketing, consente di vendere insieme ai biglietti anche servizi e prodotti correlati e alcuni di questi, tipo non so, ad esempio un merchandising si potrà ritirare direttamente al box office contestualmente al ritiro dei biglietti. Quindi il personale della biglietteria avrà preparato in anticipo quello che sono tutti gli ordini, per chiaramente anche qua, una consegna rapida dei prodotti. La procedura è la stessa: quindi il controllo della conferma d’ordine o di un voucher con il documento, firma per ritiro e consegna.

Un'altra attività della biglietteria del box office è quella di prevedere la consegna degli accrediti, degli inviti, degli accrediti stampa quindi questa è solitamente gestita direttamente dall’organizzatore, però bisogna prevedere uno sportello anche per questa attività.

Detto così sembra tutto molto semplice e lineare, ma vi posso assicurare che in biglietteria si deve essere pronti a galoppare perché ci saranno dei momenti molto critici in cui possono accadere degli imprevisti e in cui sarà necessario essere veramente rapidi e reattivi e gestire delle situazioni, situazioni personali o situazioni anche limite. Io mi ricordo ad esempio di una persona, di un individuo che si è presentato in biglietteria e lamentandosi che non lo facevano entrare ai cancelli. Aveva un biglietto dell'evento, purtroppo era lo stesso evento ma il biglietto era dell'anno precedente. Ecco quindi bisogna stare anche un po' in guardia perché purtroppo i furbi sono sempre in libertà e quindi anche un po' di attenzione è necessaria.

Passato il momento clou, si arriva poi più tranquillamente verso la fine dell'orario previsto di apertura del box office, che rimane a discrezione dell'organizzatore, ma solitamente e anche qua dipende, se un evento dura due ore o sei ore, però di solito il box office chiude una o due ore, due ore, dopo l'inizio dello spettacolo.
Una volta che il box office è stato chiuso al pubblico, il personale di cassa dovrà procedere con un'ultima fase quella del report di chiusura di cassa, dovrà consultare quello che sono i totali ed effettuare, chiaramente, la quadratura dell'incasso avvenuto con i diversi metodi di pagamento.

Sono tutte le principali attività, consigli che ci sentiamo di dare agli organizzatori e mi raccomando non prendete sottogamba l'aspetto del box office perché è un momento molto critico, lo spettatore per sua natura è teso il giorno dell'evento, quindi è un attimo creare nervosismi, bisogna essere comprensivi, disponibili, rapidi, veloci, precisi.

Vedremo se ci verrà in mente qualcos'altro per un altro podcast, per oggi per il box office abbiamo detto già tante cose. Come al solito vi do appuntamento a Martedì prossimo sempre alle nove con la pubblicazione del podcast settimanale dove affronteremo il tema dei pass che gestiamo con il nostro Clappit Pass System.
Pass che hanno comunque una loro gestione e possono essere anche molto utili per organizzatori di qualsiasi evento. Appuntamento allora a settimana prossima stessa ora. Un caro saluto da Stefano e da Clappit.


Ascolta tutti i podcast di Clappit su Anchor, YouTube o dalla tua piattaforma preferita.